Qualität und Transparenz in der Projektarbeit

1. Schritt – Dialog mit den Partnern

Am Anfang jeder Zusammenarbeit steht der Dialog. Die von Brot für die Welt geförderten Projekte werden von kirchlichen und nicht kirchlichen – oft langjährigen – Partnerorganisationen durchgeführt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieser Organisationen kennen die Gegebenheiten und die Menschen vor Ort und kennen deren Schwierigkeiten und Bedürfnisse.

Im Austausch mit den Betroffenen definieren sie gemeinsam bestehende Probleme und entwickeln Projektideen mit dem Ziel, die Situation vor Ort mittel- oder langfristig zu verbessern. Diese Projektideen werden anschließend mit den Projektbearbeitenden von Brot für die Welt diskutiert.

2. Schritt – Projektantrag der Partnerorganisation

Ist die Projektidee ausgereift, stellt die Partnerorganisation einen Projektantrag, in dem sie ihr Vor- haben beschreibt. Partner haben hier zudem die Möglichkeit, fachliche Beratung zu erhalten, um die Qualität der Pläne und der Anträge zu erhöhen und gegebenenfalls noch stärker am Bedarf der Menschen vor Ort auszurichten. In einem an Brot für die Welt gerichteten Antrag auf Projektförderung müssen die Problemlage, die Ursachen für diese Probleme, das angestrebte Ziel des Projekts, die zur Erreichung dieses Ziels notwendigen Maßnahmen, die geplanten Kosten, Eigenleistungen sowie der Finanzierungsbedarf beschrieben werden. Partner müssen zudem Auskunft über ihre Organisation als solche, z.B. über Entscheidungs- und Aufsichtsstruktur, ihre Arbeitsweise und die finanzielle Lage geben. Hierdurch er- halten die Projektbearbeitenden von Brot für die Welt ein klares Bild von der Organisation und dem geplanten Projekt, das durch Besuche vertieft wird.

3. Schritt – Antragsprüfung und Projektbewilligung bei Brot für die Welt

Der eingereichte Antrag wird zunächst von dem zuständigen Projektbearbeitenden geprüft und die Umsetzbarkeit der Maßnahmen sowie die Erreichbarkeit der Projektziele bewertet. Dazu gehört auch sicherzustellen, dass die Begünstigten weitgehend am Projekt beteiligt sind. Dadurch werden Selbstbewusst- sein, Selbstverantwortung und Verhandlungsmacht der Menschen vor Ort gestärkt. In diesem Rahmen wird auch großen Wert auf die Gleichberechtigung der Begünstigen gelegt. Brot für die Welt setzt sich besonders für die Gleichstellung von Frauen, aber auch generell für die Förderung marginalisierter Gruppen ein. Außerdem wird geprüft, ob der Projektpartner über geeignetes Personal für die Projektdurchführung verfügt, die Risiken bei der Planung ausreichend berücksichtigt wurden und die geplanten Ausgaben, zum Beispiel für Gehälter der Organisation oder Anschaffungen, der landesüblichen Höhe entsprechen.

Nach Prüfung des Antrags erstellen die Projektbearbeitenden eine Bewilligungsvorlage, die durch ein internes Bewilligungsgremium laufen muss. Bewilligungsvorlagen, die einen Zuschuss von 100.000 Euro überschreiten, werden außerdem vom „Ausschuss Entwicklungsdienst und humanitäre Hilfe“ von Brot für die Welt begutachtet. Dieser entscheidet über Bewilligung oder Ablehnung des Projekts.

4. Schritt – Kooperationsvertrag

Nach erfolgter Bewilligung schließen Brot für die Welt und die Partnerorganisation einen Kooperationsvertrag ab, in dem die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien geregelt werden. Dazu gehören z. B. neben der Dauer der Unterstützung und der Höhe des Finanzierungsbetrags durch Brot für die Welt auch die Projektziele und Indikatoren. Im Kooperationsvertrag verpflichtet sich die Partnerorganisation zudem in festgeschriebenen Zeiträumen über den Projektfortschritt und die Finanzen zu berichten.

5. Schritt – Projektdurchführung und regelmäßige Berichterstattung

Sobald der von der Partnerorganisation unterschriebene Vertrag Brot für die Welt vorliegt, kann die erste Zahlung vorgenommen werden. Für die korrekte Verwendung der Mittel ist die Partnerorganisation verantwortlich. Dokumentiert wird diese in halbjährlich oder bei geringen Fördersummen jährlich vorzulegenden Finanz- und Projektfortschrittsberichten. Die Projektfortschrittsberichte werden von den Projektverantwortlichen bewertet und der Stand der Zielerreichung dokumentiert; die Finanzberichte werden von aner­kannten Wirtschaftsprüfern vor Ort nach internatio­nalen Standards geprüft.

Die Projektbearbeitenden von Brot für die Welt be­suchen die Partnerorganisationen in regelmäßigen Abständen, um sich ein Bild von den Fortschritten der Projekte zu machen und diskutieren ihre Ein­ drücke mit den Partnern. Die Beobachtungen dieser Projektbesuche werden in Berichtsform systematisch fest-­ und nachgehalten. Im Falle von Schwierigkei­ten bei der Projektdurchführung bespricht der Pro­jektbearbeitende gemeinsam mit der Partnerorga­nisation das weitere Vorgehen sowie Schritte zur Verbesserung der Situation.

Werden Unregelmäßigkeiten vermutet oder festge­stellt, kommt es zum Stopp aller Zahlungen bis der Sachverhalt aufgeklärt ist. Es gibt eine Reihe von Ins­trumenten, die zur Aufklärung herangezogen werden können. Dazu zählen zum Beispiel Finanzsystemprü­fungen, die von unabhängigen Fachleuten durchge­führt werden. Auf der Basis der Ergebnisse können unter anderem z. B. die Verwaltungs­- und Finanzsys­teme der Partnerorganisationen durch Organisations­entwicklungsprozesse gestärkt werden.

Im schlimmsten Fall können die Ergebnisse aber auch dazu führen, dass das Projekt beendet und die Zusam­menarbeit mit der Partnerorganisation abgebrochen werden muss.

6. Schritt – Projektende

Nach Beendigung des Projekts legt die Partnerorga­nisation einen Schlussbericht vor. Darin analysiert und beurteilt sie selbst die Ergebnisse ihrer Arbeit und beschreibt die Wirkungen auf die Begünstigten. Das Projekt wird vor vollständigem Abschluss zusätzlich von den Mitarbeitenden des Stabsreferats Ergebnisma­nagement und Verfahrenssicherung auf Einhaltung von Verfahren und Standards sowie Erreichung der Ziele geprüft. Ist zur Fortsetzung oder zur Ausweitung des Projekts weitere finanzielle Unterstützung nötig, kann die Organisation erneut einen Antrag stellen.

Evaluationen sind systematische Untersuchungen, die dazu genutzt werden, den Erfolg von Projekten oder Programmen, unter Berücksichtigung zuvor festgelegter Fragestellungen von unabhängigen Gutachtern bewerten zu lassen. Brot für die Welt und seine Partnerorganisationen geben jedes Jahr zahlreiche Evaluationen in Auftrag. Evaluationsergebnisse müssen dabei durch angemessene, wissenschaftliche Methoden erhoben worden sein und auf nachvollziehbaren Daten und Aussagen der Beteiligten beruhen. Durch die Evaluationen erhalten die Partnerorganisationen und Brot für die Welt Empfehlungen, wie ein Projekt verbessert werden kann.

Der Fokus der Projektarbeit von Brot für die Welt liegt darauf, langfristig positive Wirkungen für die Menschen, denen die Projekte zugutekommen sollen, zu erreichen. Wirkungsorientierung ist ein Ansatz der dazu dient, diese Wirkungen in unseren Projekten zu messen und nachzuweisen. Bereits bei der Antragsstellung müssen unsere Projektpartner darüber Auskunft geben, wie sie die Erreichung eines geplanten Projektziels messen werden. Infolgedessen muss jegliche durch das Projekt verursachte Veränderung (positiv und negativ) im gesamten Projektverlauf überwacht und dokumentiert werden. Bei Projektabschluss muss nachgewiesen werden, inwieweit diese Ziele wirklich erreicht wurden.

Wirkungsorientierung dient zum einen der Transparenz und Rechenschaft, denn damit kann sichtbar gemacht werden, was mit der Förderung erreicht wird. Zum anderen hilft die Wirkungsbeobachtung Brot für die Welt und den Partnerorganisationen, aus Fehlern zu lernen und die Qualität der eigenen Arbeit zu verbessern.